Wie sieht effektive Zeitplanung aus?

Zeitplanung – Wussten Sie, dass das Wörtchen “Zeit” das am häufigsten genutzte Wort der deutschen Sprache ist? Zeit ist mehr wert als Geld – genau deswegen gilt es, vorsichtig und bedacht damit umzugehen. Unsere Zeit ist begrenzt – das ist der Grund, warum wir so viel wie möglich aus der uns zugeteilten Zeit machen sollten. Sie ist nicht käuflich, sie kann nicht gelagert werden, sie lässt sich nicht vermehren, sie minimiert sich stetig und ohne Pause.

Effektives Zeitmanagement

Bei der Planung der Zeit geht es nicht darum, noch mehr Aktivitäten in einen ohnehin schon voll gepackten Tag zu packen. Effektive Zeitplanung bedeutet viel mehr, die vorhandene Zeit optimal zu nutzen. Das geht nur mit einer vernünftigen Zeitplanung – die übrigens immer genug Ressourcen für Unvorhersehbares lässt.

Der erste Schritt zum Zeitmanagement besteht darin, Ziele zu formulieren. Das müssen nicht immer hochgesteckte Pläne sein, das können alltägliche Arbeiten sein, die erledigt werden müssen. Der berühmte Philosoph, Mathematiker und Naturwissenschaftler René Descartes (1596 – 1650) arbeitete im Jahre 1637 eine Methode der Zielplanung aus, die bis heute gültig ist:

Schriftliches Formulieren des Zieles.
Das Ziel in kleine, einzelne Teile zerlegen.
Die einzelnen, kleinen Aufgaben nach Prioritäten sortieren.
Die Aktivitäten erledigen und das Ergebnis kontrollieren.

Ein Beispiel nach der Zeitplanmethode von René Descartes

Ihr Ziel ist es, zukünftig regelmäßig Laufen zu gehen. Schreiben Sie nieder, wann Sie wo laufen gehen möchten. Formulieren Sie zugleich die Beweggründe für dieses Vorhaben.
Was müssen Sie tun, um dieses Ziel zu erreichen? Richtig, Sie brauchen gute Laufschuhe, Sie benötigen einen Trainingsplan, Sie müssen sich feste Zeiten für Ihr Vorhaben überlegen. Schreiben Sie diese Planung auf.
Jetzt ordnen Sie die Aufgaben nach Priorität. Sie brauchen vielleicht zuerst eine Beratung über gute Laufschuhe, eventuell müssen Gleichgesinnte gefunden werden, Sie müssen Ihre künftige Laufstrecke auswählen. Setzen Sie sich feste Termine, bis wann was erledigt ist.
Sowohl der Trainingsplan als auch vermutlich die Waage oder ein gesteigertes Muskelwachstum zeigen die Erfolge nach wenigen Wochen.

Warum schriftlich?

Ganz einfach – gedankliche Zeitplanung verschwindet so schnell, wie sie erstellt wurde. Wenn sie nicht gleich ganz im Nirvana versinken, dann werden sie ständig geändert. Ein schriftlicher Zeitplan entlastet das Gedächtnis, dabei bleibt die Zielsetzung dennoch fixiert.

Die meisten Menschen haben tolle Pläne – doch nur die wenigsten kommen ins Handeln. warum? Ganz einfach, weil geplant, verworfen, geplant, verworfen wird. Wer eine Idee hat, schreibt diese sofort nieder – egal wohin. Nur aus einem schriftlich fixierten Gedanken kann später eine Handlung entstehen.

Eine schriftliche Notiz dient später als Dokumentation der Leistung. Und zudem ist es anhand zahlreicher Studien bewiesen, dass schriftliche Pläne zur Selbstmotivation anregen.

Tagespläne und ihr enormer Nutzen

Arbeiten Sie nach der A-L-P-E-N-Methode.

A: Aufgaben und Aktivitäten aufschreiben.
L: Länge der Aktivitäten einschätzen.
P: Pufferzeit reservieren.
E: Entscheidungen treffen. Prioritäten setzen.
N: Nachkontrolle.

Teilen Sie sich Ihre Zeit in drei Blöcke ein:

60 Prozent der Zeit für die geplanten Aktivitäten.
20 Prozent der Zeit für Unerwartetes.
20 Prozent für spontane Aktionen.

Für diese hocheffektive Methode brauchen Sie einen vernünftigen Terminplaner. Da wir uns dem großen Thema “Zeit” gewidmet haben, finden Sie hier eine Vielzahl an Systemplanern, Terminplanern, Buchkalendern und Organizern.

In diesem Sinne – eine gute Zeit für Sie!