Terminplaner Praxis – die beste Lösung für Ihre Praxisplanung?

Jede Arztpraxis braucht eine effiziente Praxisplanung. Kurze Wartezeiten sorgen für zufriedene Patienten und eine gute Auslastung ist wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg des Arztes. Was ist der beste Terminplaner für die Praxis – Software oder Terminbuch? Wir klären die Vor- und Nachteile, stellen Produkte vor und zeigen auch eine kostenlose Alternative.

Ein dickes Terminbuch, Seiten randvoll mit handschriftlichen Namen beschrieben, Notizen auf Terminkarten für jeden Patienten – so kennt man traditionell die Terminplanung in einer Praxis. In einigen Arztpraxen läuft die Praxisplanung heute noch so ab. Andere wiederum setzen auf moderne Software, mit Online-Zugang für die Patienten und automatischen Planungsfunktionen. Welche Lösung zur Terminverwaltung ist 2020 für Sie die passende?

Terminplaner Praxis – Welche Kriterien sind wichtig?

Ein guter Tagesplaner in einer Arztpraxis ist keine Nebensache. Wenn die Terminplanung aufwändig ist, Termine doppelt gebucht werden oder ausfallen, ist das nicht nur ärgerlich. Es kostet den Arzt bares Geld. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl eines Terminplaners 2020 für die Praxis einige Überlegungen anstellen.

Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Die Planung muss möglichst effizient sein, das heißt wenig Zeit und Geld verschlingen.
• Sie brauchen jederzeit Zugriff auf den Terminplaner.
• Es muss einfach sein, Termine umzubuchen oder durch Absagen entstandene Lücken mit wartenden Patienten aufzufüllen.
• Sie brauchen einen Überblick über die Auslastung aller behandelnden Ärzte, Mitarbeiter, sowie über Räume und Geräte.
• Schichtdienste oder Urlaubszeiten sollten sich in den Terminplan einarbeiten lassen.

Wie schlägt sich Software zur Terminverwaltung in dieser Hinsicht?

Webbasierte Terminplaner-Software für Arztpraxen

Bei der Auswahl eines Terminplaners entscheiden sich die meisten Arztpraxen zurzeit für eine webbasierte Software, auch Cloud-Software genannt. Diese Software müssen Sie nicht auf einem Rechner installieren werden, sondern bedienen Sie einfach online über einen Webbrowser. Die Anbieter legen extrem hohen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz, um für das nötige Vertrauen zu sorgen.

Funktionen für die Praxisplanung

Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang der Terminverwaltung, jedoch bringen die meisten davon Funktionen wie diese mit:

• Zentrale Buchung aller Patiententermine in einem Kalender.
• Integration des kompletten Ärzteteams, von Dienstplänen, Urlaubs-, Krankheits- und Vertretungszeiten in die Terminplanung
• Self-Service-Buchung von Terminen durch Patienten über die Webseite
• Automatische Erinnerungen für Patienten an einen bevorstehenden Termin, per E-Mail oder SMS
• Warteschlangenfunktion: Abgesagte Termine werden mit neuen Patienten aufgefüllt.
• teilweise weitere Funktionsbereiche wie Patientenverwaltung, elektronische Patientenakte, Marketing, uvm.

Vorteile bei Nutzung und Technik

Die Vorteile webbasierter Softwarelösungen liegen auf der Hand. Viele Automatik-Funktionen ermöglichen Ihnen, sich perfekt zu organisieren, ohne viel Aufwand zu betreiben. Ihre Behandlungstermine sind immer gut ausgebucht und Ihre Patienten sind zufrieden.

Cloud-Software bietet auch in puncto Technik und Kosten große Vorteile:

• Sie müssen sich nicht um Installation, Wartung und Fehlerbehebung kümmern.
• Sie haben von jedem Gerät aus Zugriff, sogar unterwegs über Tablet oder Smartphone.
• Sie bekommen regelmäßig Updates und immer die neuesten Funktionen.
• Ihre sensiblen Daten werden mit den bestmöglichen Technologien geschützt.
• Durch Self-Services für Ihre Patienten sinkt die Zahl der telefonischen Anrufe.

Zwar müssen Sie monatlich einen Preis für die Nutzung einer solchen Software bezahlen, doch im Gegenzug werden Sie viel höhere Kosten dadurch einsparen.

Anbieter von Praxis-Terminplaner-Software

Aus den vielen Anbietern haben wir drei für Sie herausgesucht:

• Shore Praxissoftware
• Doctena Online Kalender
• Buchner & Partner Terminheld

Ein Terminbuch als Terminplaner für die Praxis

Hat das gute alte Terminbuch als Terminplaner für die Praxis ausgedient? Natürlich nicht, auch wenn man es immer seltener antrifft. Manche Ärzte und deren Angestellte schätzen noch die einfache Handhabung und den Charme eines Ringbuchkalenders, von Bleistift und Papier. Für kleine Praxen mit einer überschaubaren Menge an täglichen Patienten kann ein Terminbuch nach wie vor eine effiziente Methode sein, die Arbeitswoche zu planen.

Terminbücher für Arztpraxen gibt es mit unterschiedlichen Ansichten: Mit einer kompletten Doppelseite für einen Tag bis hin zu einer Wochenübersicht pro Doppelseite. Ebenso bieten die Planer unterschiedliche lange Arbeitszeiten pro Tag. Auch beim Zeittakt für Termineintragungen können Sie auswählen, zwischen Zehn-, Fünfzehn- oder Dreißig-Minuten-Takt. Manche Planer haben mehrere Spalten nebeneinander pro Tag, so dass Sie für mehrere Ärzte oder Behandlungsräume planen können.

Nicht zuletzt können Sie natürlich auch Standard-Ringbuchkalender oder Systemplaner zur Organisation Ihrer Behandlungstermine nutzen.

Terminplaner Praxis – kostenlose Excel-Vorlage

Ein Terminkalender mit Excel (oder einer anderen Tabellenverarbeitung wie Google Tabelle) ist ein Kompromiss zwischen Terminbuch und professioneller Software zur Praxisplanung. Sie können alle Termine digital pflegen und von verschiedenen Geräten aus zugreifen. Jedoch fallen dafür keine monatlichen Kosten an.

Eine kostenlose Excel-Vorlage für einen Praxis-Wochenplaner finden Sie zum Beispiel im Internet. Leider ist aktuell (Dezember 2017) noch keine neue Version für 2021 erhältlich.

Andere Vorlagen für Tagesplaner oder Wochenplaner finden Sie ebenfalls auf unserer Seite. Diese sind zwar nicht speziell für Arztpraxen gedacht, trotzdem können Sie sie für diesen Zweck verwenden oder als Basis für Ihren eigenen, angepassten Excel-Kalender nehmen.