Systemplaner & Organizer – mehr Zeit mit System

Ein guter Systemplaner vereint mehrere Elemente in sich: Er lässt sich personalisieren, er stellt Termine übersichtlich dar und er bietet Platz. Mit einem Systemplaner lässt sich ein individuelles und übersichtliches Ordnungssystem gestalten. Ein sinnvoll aufgebauter Organizer ist viel mehr als ein edles Etui für ein simples Kalendarium. Für viele ist der Systemplaner ein Sammelsurium für alle wichtigen Eckdaten, die in Zeiten des Datenschutzes händisch verwaltet werden.

Mit einem Systemplaner und Organizer gelingt der Arbeitsalltag gleich viel besser.
Mit einem Systemplaner und Organizer gelingt der Arbeitsalltag gleich viel besser.

Ordnung und Planung mit einem Systemplaner 2018

Auf den ersten Blick gleicht ein Systemplaner einem Ringordner – je nach Qualität in einer schicken, eleganten Optik. Vorbei die Zeiten, als nur Manager mit einer eleganten Ledermappe unter dem Arm von Termin zu Termin eilten. Heute haben systematisch aufgebaute Terminplaner in der Schule, in der Universität und im ganz normalen Berufsalltag Einzug gehalten.

Ein Systemplaner ist deutlich mehr als eine Ansammlung von Kalenderblättern, mittels denen Termine verwaltet werden. Ein gut aufgebauter Planer besitzt mehrere Registerkarten, unter denen wichtige Komponenten abgelegt werden können. Adressen, Passwörter, Übersichtskarten zu Messen oder Schulferien sind nur kleine Beispiele. Meist beinhalten komplette Terminplaner die Möglichkeiten, To-Do-Listen anzulegen, abgerundet durch Klarsichthüllen, in denen individuelle Elemente – etwa ein USB-Stick – sicher und griffbereit aufbewahrt werden können. Die meisten Systemplaner haben zudem noch kleine Laschen für einen Kugelschreiber oder Füller. Ein Taschenrechner, Visitenkarten oder sonstige Karten finden ebenfalls Platz in einem gut aufgebauten Organizer.

Ist ein Organizer noch zeitgemäß?

Die Nutzung eines Systemplaners liegt absolut im Trend – zurecht. Gerade, wenn es um sensible Daten geht, bietet ein Planer die beste und sicherste Möglichkeit der Aufbewahrung. Was handschriftlich notiert wird, kann durch keine Spyware, keinen Virus, keinen Trojaner ausgespäht werden. Zudem haben die Hersteller von Terminplanern die Zeichen der Zeit erkannt und bieten edle Organizer in ansprechender Optik und mit ausgefeilten Features an. Dadurch lassen sich Planer wunderbar individuell benutzen – jeder nach seinen Bedürfnissen.

Eine tolle Geschenkidee

Das persönliche Zeitmanagement lässt sich im Prinzip ab dem Grundschulalter wunderbar verwalten. Es gibt Systemplaner für die Kleinen, mit einem liebevoll und kindgerecht gestaltetem Äußeren, es gibt Organizer für junge Erwachsene in hipper Optik und es gibt edle Planer für den beruflichen Alltag im Büro. Ein Systemplaner ist eine wunderbare Geschenkidee – gerade die Möglichkeit der Individualisierung verleiht die persönliche Note. Besonders zu empfehlen sind in dieser Hinsicht personalisierbare Terminplaner aus Leder, mit einer Prägung Ihres Names oder Ihrer Initialen.

Business as usual – mit guter Planung

Hektik und Stress bestimmen oft den Alltag. Zeit für Pause und Erholung? Fehlanzeige. Dabei ist es längst erwiesen, dass eine ausgeglichene Work-Life-Balance nur mit guter Zeitplanung erreicht werden kann. Fünf Minuten am Morgen reichen bereits aus, um dem Tag eine strukturierte Note zu geben. So ist es beispielsweise Fakt, dass der Mensch im Arbeitsleben rund 20.000 Entscheidungen trifft. Pro Tag! Die meisten davon unter Zeitdruck. Das sind keine guten Voraussetzungen, um den gesamten Tag mit Ruhe und Gelassenheit ausklingen zu lassen. Verschiedene Forscher beschäftigten sich mit diversen Strategien zum optimalen Zeitmanagement, eine davon ist die sogenannte „ALPEN-Methode

Aufgaben aufschreiben
Länge der Aufgabe kalkulieren
Pufferzeit einplanen (verplant wird nur 60 Prozent der Arbeitszeit)
Entscheidungen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren
Nachkontrolle (was wurde geschafft, was wird auf den nächsten Tag übertragen).

Für diese Strategie des Entgegenwirkens eines Burnouts ist ein Systemplaner unverzichtbar. Natürlich lassen sich entsprechende Notizen auch am Computer eintragen, doch nicht in der Übersichtlichkeit und ständigen Präsenz eines Planers.

Systemplaner 2018 – die verschiedenen Größen

Systemplaner sind als kleine Organizer oder als große Systemplaner-Mappen erhältlich. Die hauptsächlichen Größen beinhalten die standardisierten Maße „DIN A“ und zwar in den Größen der Papierformate DIN A4, DIN A5, DIN A6, DIN A7.

DIN A 4: 210 mm x 297 mm
DIN A 5: 148 mm x 210 mm
DIN A 6: 105 mm x 148 mm
DIN A 7: 74 mm x 105 mm

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Aus welchem Material besteht ein hochwertiger Systemplaner?

Qualitativ hochwertige Systemplaner sind in der Regel aus echtem Leder oder aus einem Lederimitat gefertigt. Dies spiegelt sich zwar im Preis der Anschaffung wieder, doch dafür sind solche Planer sehr lange haltbar – nicht selten reicht die Anschaffung eines einzigen Systemplaners für das gesamte Berufsleben.
Andere Timer werden aus PVC-Materialien gefertigt, dass ist insbesondere bei Kindern einer Lederausführung vorzuziehen. Wie schnell ist der Kakao über dem Systemplaner verschüttet, bei einem Planer aus PVC kein Problem, kurz feucht abwischen und der Schaden ist behoben.

Wie lässt sich ein Organizer in der Praxis handhaben?

Je nach Größe ist ein Terminplaner als ständiger Begleiter präsent. In ihm stehen alle wichtigen Dinge – nicht nur Termine. Sensible Daten können dem eigenen Timer bedenkenlos anvertraut werden. Eventuell dient eine der dort abgehefteten Klarsichthüllen als Domizil für den Ersatzschlüssel. Auf dem Schreibtisch wird dem Planer ein eigenes Plätzchen zur Verfügung gestellt und schon sind alle Termine präsent. In eines der Fächer im inneren Umschlag kann eine kleine finanzielle Notreserve untergebracht werden oder wichtige Eckdaten zu einem Vertrag. In einem Organizer kann praktisch das halbe Leben organisiert, verwaltet, strukturiert und vor allem erleichtert werden.

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Der Inhalt eines Systemplaners

In den meisten Planern befindet sich ein Kalender. Wahlweise wird jedem Tag des Jahres ein Blatt gewidmet, bei manchen Exemplaren teilen sich zwei Tage eine Seite, bei anderen passt eine ganze Woche auf eine Seite – hier stehen dem User tatsächlich alle Möglichkeiten offen. Es gibt zudem im Handel stets passende Zusatzfeatures, so dass sich ein Planer vollkommen personalisieren lässt. Es gibt Registereinlagen – entweder mit dem ABC oder nummeriert -, Adresseinlagen, To-To-Listen, Wochen- und Jahresplaner zum Ausklappen, Hüllen, farbige Notitzpapiere, vorgegebene Formulare – was auch immer das Organisations-Herz begehrt.

Worauf sollte beim Kauf geachtet werden?

Die Ringgröße ist ein wichtiger Punkt beim Kauf eines Systemplaners. Wer beispielsweise ein Kalendarium wählt, welches pro Tag eine Seite ausgibt, benötigt größere Ringe, damit der Kalender sauber abgeheftet werden kann. Zudem muss beim Kauf darauf geachtet werden, dass es später Einlagen mit der richtigen Lochung gibt. Die meisten Einlagen sind zwar universell – doch es ist ratsam, nachzumessen, da viele Hersteller natürlich gerne möchten, dass ihre eigenen Einlagen gekauft werden. Je nach Verwendungszweck sollte der Organizer im vorderen Klappdeckel diverse Einschubmöglichkeiten beinhalten und eventuell im hinteren Fach noch die Variante eines Notizblockes zum Einschieben bieten. Alles in allem lohnt sich ein genauer Blick auf die verschiedenen Systemplaner, da ein Kauf eine Investition ist, die sich einerseits durch Zeiteinsparung rechnet und andererseits eine Anschaffung für lange Zeit ist.