Terminplanungssoftware – Mehr Zeit durch digitale Terminplanung
Es gibt viele Möglichkeiten, Termine und Aufgaben zu planen. Gedruckte Terminplaner und digitale Kalender sind zwei Optionen, die jedoch für die gewerbliche Nutzung oft nicht ausreichend sind. In solchen Fällen kann die Terminplanung mit einer Terminplanungssoftware erleichtert werden. Sie geht oft mit vielen nützlichen Funktionen einher.
Terminplanungssoftware: Was ist das?
Bei Terminplanungssoftware handelt es sich um eine webbasierte Softwarelösung für die Planung von Terminen und Aufgaben. Die digitalen Assistenten ermöglichen es Nutzer/innen, Start- und Endtermine von Aufgaben einzutragen und Termine in Echtzeit zu verwalten.
Eine Terminplanungssoftware kann automatische Benachrichtigungen über fällige Termine verschicken. Häufig geht das sowohl per E-Mail als auch per SMS. Wer eine Terminplanungssoftware nutzt, kann darüber Einladungen verschicken, denen weitere Informationen beigefügt werden können.
Oft bietet Terminplanungssoftware darüber hinaus weitere Funktionen. So ist es in vielen Fällen möglich, über eine Terminplanungssoftware Dokumente, Ressourcen oder Kund/innen zu verwalten. Über die virtuellen Planer können Nutzer/innen, je nach Angebot, Kosten planen oder die Abstimmung von Terminen über Umfragen ermöglichen.
Wofür ist Terminplanungssoftware nützlich?
In den meisten Bereichen der Arbeitswelt ist eine gute Terminplanung ein Erfolgsfaktor. Ein regulärer, gedruckter Kalender reicht für die Bedürfnisse von Unternehmen meist nicht aus. Wenn Kund/innen etwa Termine absagen oder verschieben, wird es schnell unübersichtlich. Außerdem kann ein gedruckter Terminplaner nur vor Ort eingesehen werden – ein Problem, wenn nicht nur ein/e Mitarbeiter/in mit der Verwaltung der Planung betraut ist.
Hier kommt Terminplanungssoftware ins Spiel. Sie ist in nahezu allen Bereichen ein nützliches Tool, welches dabei hilft, den Überblick zu behalten. So brauchen beispielsweise Ärzt/innen, Physiotherapeut/innen oder Friseur/innen eine zuverlässige Möglichkeit der Terminplanung. Sie müssen Termine von Kund/innen eintragen, gegebenenfalls verschieben oder löschen. Gleichzeitig müssen sie Zugriff auf Kundendaten haben. Auch andere Dienstleister/innen profitieren von einer Terminplanungssoftware, etwa Betriebe des Handwerks. Für die Verwaltung von Reservierungen in Restaurants ist eine Terminplanungssoftware unerlässlich.
Nützlich ist Terminplanungssoftware auch für alle anderen Unternehmen, denn überall muss eine Vielzahl an internen und externen Meetings geplant werden. Dazu bietet sich eine digitale Lösung an, die alle Beteiligten einsehen können.
Terminplanungssoftware kann in vielen Fällen auf der eigenen Webseite eingebunden werden. Über ein solches Tool können (potenzielle) Kund/innen in Sekundenschnelle einen Termin vereinbaren – und ebenso unkompliziert wieder absagen.
Terminplanungssoftware kann mehr als nur Termine planen
Viele Terminplanungssoftware-Angebote sind längst nicht nur auf die Verwaltung von Terminen ausgelegt. Sie gehen häufig mit einer Vielzahl weiterer Funktionen einher. Eine digitale Terminplanungssoftware kann zum Beispiel eingesetzt werden, um die Arbeitszeiten von Mitarbeiter/innen zu planen. Ebenso praktisch ist sie für eine langfristige Terminplanung, etwa bei Projekten. Dank Terminplanungssoftware sieht man auf einen Blick, wie weit der Fortschritt bei einer bestimmten Aufgabe ist und wann der nächste Zwischenschritt erledigt sein muss.
Wird die Terminplanungssoftware in der eigenen Webpräsenz eingebaut, können darüber zum Beispiel Gutscheine oder Mitgliedschaften verkauft werden. Viele Features von einer Terminplanungssoftware lassen sich auch mit anderen Tools verknüpfen, zum Beispiel mit E-Mail-Programmen, digitalen Kalendern, Zahlungsmöglichkeiten wie PayPal oder Social-Media-Plattformen.
Welche Vorteile hat eine Terminplanungssoftware?
Eine Terminplanungssoftware bietet viele Vorteile, weshalb sich der Kauf vor allem für Unternehmen grundsätzlich lohnt. Eine wichtige Eigenschaft von Terminplanungssoftware ist die Terminplanung in Echtzeit. Doppelbelegungen können mit einer guten Software zur Terminplanung faktisch ausgeschlossen werden – das beugt Ärger und Unmut bei Kund/innen oder Geschäftskontakten vor.
Gute Terminplanungssoftware ist einfach zu steuern, und zwar nicht nur für die eigenen Mitarbeiter/innen, sondern auch für Kund/innen, die online einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen möchten. Wenn Kund/innen online Termine ausmachen können, kann das auch zu einem Kund/innenzuwachs führen. Bei der Auswahl einer/s Anbieters/in wird oft diejenige/derjenige bevorzugt, die/der am einfachsten zu erreichen ist. Außerdem sparen die eigenen Mitarbeiter/innen Zeit in der Planung.
Terminplanungssoftware kann in der Regel auf verschiedenen Kanälen und Geräten genutzt werden. Das führt dazu, dass Nutzer/innen nicht vor Ort sein müssen, um Termine und Aufgaben verwalten zu können. Missverständnisse und Fehlplanungen können dadurch verhindert werden.
Weil es viele verschiedene Terminplanungssoftware-Angebote gibt, ist für nahezu jede Situation die passende Lösung dabei. Sie können die Terminplanungssoftware so nutzen, dass sie optimal zu Ihren Bedürfnissen passt – den Funktionsumfang bestimmen Sie in vielen Fällen selbst.
Worauf sollte man beim Kauf von Terminplanungssoftware achten?
Beim Kauf von Terminplanungssoftware sollten Sie verschiedene Aspekte bedenken, um eine Variante zu finden, die wirklich nützlich für Sie ist. Wichtige Faktoren bei der Entscheidung sind insbesondere:
- der Preis: Terminplanungssoftware erhalten Sie häufig in verschiedenen Abonnement-Varianten, zum Beispiel über eine einjährige Mitgliedschaft. Die verschiedenen Angebote unterscheiden sich preislich zum Teil stark voneinander. Wie teuer es sein darf oder sollte, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie die Terminplanungssoftware künftig nutzen möchten und wie wichtig diese für Ihr Unternehmen ist.
- die Funktionen: Auch beim Funktionsumfang der verschiedenen Terminplanungssoftware-Angebote gibt es zum Teil große Unterschiede. Prüfen Sie, was Sie wirklich brauchen. Funktionen, die Sie gar nicht nutzen, machen ein Angebot wahrscheinlich unnötig teuer. Manchen Unternehmen reicht es, Termine und Aufgaben planen zu können. Andere wünschen sich Statistiken, Chats, Zahlungsmöglichkeiten oder Videokonferenzen.
- die Benutzerfreundlichkeit: Terminplanungssoftware sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein – besonders, wenn sie auch von externen Nutzer/innen verwendet wird.
- die Optik: Ist das Design ansprechend? Das ist besonders wichtig, wenn auch Dritte Zugriff auf die Terminplanungssoftware haben. Oft kann die Darstellung individuell angepasst werden.
- Nutzungsmöglichkeiten: Soll die Terminplanungssoftware auf mehreren Geräten oder Kanälen laufen, etwa auch mobil auf Android und iOS?
- technische Ausgereiftheit: Die Terminplanungssoftware sollte zuverlässig und fehlerfrei laufen. Falls es Probleme gibt, benötigen Sie einen guten Support.
- Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Terminplanungssoftware den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.